Evidencija radnog vremena — točni podaci za plaće i planiranje

Zašto automatizirana evidencija umjesto papira?

Evidenciju o radnicima i radnom vremenu poslodavac je obvezan voditi. Pitanje je samo kako: ručnim ispunjavanjem obrazaca ili automatiziranim sustavom.

Ručna evidencija je spora, podložna pogreškama i lako se manipulira. Automatizirani sustav bilježi svaki ulaz i izlaz u trenutku kad se dogodi — podaci su točni, vjerodostojni i odmah dostupni. Kod veće prolaznosti zaposlenika u kratkom vremenu (početak i kraj smjene) razlika je najočitija: prijava traje sekundu, bez reda i bez papira.

Što sustav bilježi?

Osnovna funkcija je evidencija ulaza i izlaza zaposlenika, ali sustav pokriva sve podatke potrebne za obračun plaće:

• dolaske i odlaske po zaposleniku, s vremenom i mjestom prolaza
• radne smjene i njihovo planiranje
• godišnje odmore, bolovanja i službena putovanja
• izvještaje o radnim satima po zaposleniku, odjelu ili razdoblju

Menadžmentu i računovodstvu to daje trenutan uvid u status svakog zaposlenika i stvarno utrošene radne sate — podlogu za obračun plaća, kontrolu troškova i planiranje projekata.

Kako se zaposlenici prijavljuju?

Način registracije biramo prema željenoj razini sigurnosti:

• beskontaktna kartica ili privjesak — najbrža i najčešća opcija
• PIN / lozinka — samostalno ili kao dodatni faktor
• biometrijsko očitanje — onemogućuje prijavu “za kolegu”, jer se biometrija ne može posuditi
• kombinacija medija — za prostore gdje je važno tko točno prolazi

Sustav svaku registraciju provjerava u središnjoj bazi zaposlenika i razina pristupa te bilježi vrijeme i mjesto prolaza. Uz registracijsku točku može se postaviti i kamera koja snima svako evidentiranje — dodatna zaštita od zlouporabe.

Jedan prolaz — dva sustava

Evidencija radnog vremena najčešće se izvodi zajedno s kontrolom pristupa: isti prolaz kroz čitač istovremeno otvara vrata i bilježi dolazak. Jedna kartica, jedan čitač, dva posla — bez dupliranja opreme i troškova.

Podaci se dalje integriraju s knjigovodstvenim sustavima za obračun plaća i drugim informatičkim sustavima tvrtke, pa evidentirani sati putuju do obračuna bez ručnog prepisivanja. Za povezivanje s postojećom infrastrukturom brinu naši timovi za integraciju sustava — sve iz jedne ruke.

Što dobivate na kraju?

• ispunjenu zakonsku obvezu vođenja evidencije, bez administrativnog tereta
• točne i vjerodostojne podatke o radnim satima, otporne na manipulaciju
• brzu kontrolu troškova rada i podlogu za planiranje resursa
• manje pogrešaka u obračunu plaća
• usporedne analize radnih obrazaca po odjelima i razdobljima — podlogu za optimizaciju procesa

Sustav je prilagodljiv: radi jednako za tvrtku s jednim ulazom i za organizaciju s više lokacija, smjenskim radom i terenskim ekipama. Broj registracijskih točaka, način prijave i oblik izvještaja definiraju se prema vašem načinu rada, a ne obrnuto.

Kako izgleda uvođenje?

Krećemo besplatnim izlaskom na teren: snimamo ulaze, broj zaposlenika i način rada (smjene, terenski rad, više lokacija). Slijedi ponuda s jasnom specifikacijom, ugradnja registracijskih točaka, postavljanje softvera i obuka administratora. Sustav nakon toga održavamo — podrška i servis dostupni su 24/7, na području cijele Hrvatske.

Ako već imate kontrolu pristupa ili druge sustave tehničke zaštite, evidenciju uklapamo u postojeću infrastrukturu — kod nas sve tri djelatnosti rade kao jedan integrirani sustav, s jednim izvođačem odgovornim za cjelinu.